Incertidumbre

El futuro ya llegó, llegó como vos no lo esperabas, todo un palo, ya lo ves….

 

Cantaba el Indio Solari allá por 1987. Y llegó, llegó de una forma inesperada, sin avisos, acelerando cambios, rompiendo paradigmas, demostrando lo frágil que son muchos de los negocios y los procesos más fuertes, pero sobre todo nos planteó un horizonte lleno de Incertidumbre. Nadie esperaba, ni podía predecir lo que está pasando. Nos enfrentamos a una gama inmensa de futuros posibles, solo siendo flexibles, concientes y con alta resiliencia podremos sobreponernos a la crisis y estar preparados para lo que viene.

 

La tarea de los líderes de todos los ámbitos es superar la parálisis y comenzar a dar forma al futuro, pero ¿cómo nos enfrentamos a la Incertidumbre?

 

Hace algunas décadas, militares del US Army War College desarrollaron un concepto que denominaron VUCA (Volatility, Uncertainty, Complexity, Ambiguity), para describir el entorno caótico, turbulento, volátil, incierto y ambiguo que se había creado después de la Guerra Fría, este concepto resurgió después de los atentados del 11 de septiembre de 2001 y ahora nuevamente cobra impulso debido al COVID.

Este entorno caracterizado por el cambio y la incertidumbre destruye planes, estrategias y se convierte en un gran desafío sobre todo para las empresas tradicionales, hay que aprender a manejarse entre la oportunidad, la temporalidad y la transformación constante.

Si bien actualmente los cambios son más rápidos, también disponemos de más recursos para adaptarnos a ellos, el éxito está en el proceso de adaptación, en el tiempo que nos lleve implementarlo y en la apertura mental para poder explorar y aceptar rápidamente nuevos paradigmas. El desafío entonces es entender el cambio y la manera en la que nos afecta, aceptarlo de manera constructiva y diseñar una estrategia para afrontarlo.

 

¿Qué es el concepto VUCA?

Volatilidad (Volatility), Está asociada a la naturaleza de los cambios y la velocidad con que ocurren, requiere estar preparado para que cuando ocurra un acontecimiento se pueda actuar de manera rápida y eficaz. Frente a la volatilidad, la repuesta es la visión: saber a dónde vamos, como generamos valor, que aportan nuestros servicios o productos. Es vital impulsar una visión compartida por toda la organización alineando los esfuerzos con el propósito y la dirección que tomamos.

 

Incertidumbre (Uncertainty), La verdadera dificultad es la falta de previsión con la que se producen los cambios, cambiar es posible, aunque no sea seguro, por esto es necesario saber manejar los imprevistos y tratar de controlar cómo se desarrollarán. Es vital invertir en información ya que esto puede reducir el nivel de incertidumbre. Frente a la incertidumbre, la respuesta es el conocimiento.

 

Complejidad (Complexity) Los problemas y el entorno son complejos lo que provoca el desconcierto y la confusión. Frente a la complejidad, la respuesta es la claridad. ¿Tenemos claro por qué hacemos lo que hacemos?, ¿sabemos qué genera valor?. La claridad se logra simplificando, simplificando procesos, estructuras, rutinas, etc, todo eso que nos vuelve lentos. Simplificar no es fácil, pasamos años generando capas de una cebolla de rutinas y burocracia, lo que complica mucho llegar a la esencia de lo que genera valor.

 

Ambigüedad (Ambiguity). La falta de claridad permite que existan varias interpretaciones, esta situación permite que las mismas condiciones provoquen consecuencias diversas, la única opción en este caso es aprender experimentando. Frente a la ambigüedad, la respuesta es agilidad. ¿Qué tan rápido podemos cambiar patrones o procesos?, ¿el cambio nos motiva o nos paraliza? En este caso es vital evitar los silos, aumentar la comunicación e involucrar a todo el equipo para poder adaptarse a los cambios con rapidez.

 

 

Nuevos modelos y reestructuración de los procesos de trabajo

Los cambios tecnológicos son cada vez más rápidos, transformando nuestro entorno en forma dramática. Lamentablemente, aunque todos sabemos esto, hacemos poco o nada para aceptarlos de forma autentica y cambiar (todavía tengo backups en cd). Entonces ¿qué hacer si el entorno nunca será estable? Lo primero, es aceptar que demandará que estemos aprendiendo en forma constante y que generemos la capacidad de adaptarnos a los cambios de forma ágil y rápida lo que será decisivo en nuestras carreras (y en general en nuestra vida). Cualquiera sea nuestra industria o profesión, es necesario un cambio de mentalidad hacia una cultura colaborativa, transparente y transversal, donde se impulse la inteligencia colectiva que facilite la innovación, una cultura basada en las personas. Si bien la tecnología es la herramienta fundamental para simplificar, agilizar procesos y amplificar su alcance, las organizaciones serán más o menos flexibles dependiendo de la capacidad de adaptación de las personas que la forman.

 

Aprender a estar cómodamente incómodos

Hace muy poco los datos eran una gran ventaja competitiva (me acuerdo de las famosas libretas negras), hoy la información y los datos están en casi todos lados y si no, es realmente fácil obtenerlos, el poder interpretarlos, generar valor con estos, estar preparados para comprender patrones que se renuevan cada vez más rápido esa es la verdadera ventaja competitiva de hoy en día. La capacidad como organización para adaptarse de manera rápida y eficiente a los nuevos escenarios o circunstancias se convierte en un elemento determinante frente a la volatilidad y la incertidumbre. Hay que ser más conscientes sobre lo que pasa en nuestras empresas, en nuestro entorno y en nuestra industria, las posibilidades de estar conectados nos permiten conocer que pasa en la industria, que hacen nuestros competidores o para dónde va el negocio. Cuantos más ágiles seamos se podrán tomar decisiones de forma más rápida y eficaz, el dinamismo y la participación ayuda a destruir los silos, creando una mayor cohesión y compromiso del equipo con los resultados.

 

Elefantes aprendiendo a bailar

Cuando comencé a trabajar en la industria del petróleo, en una recorrida al parque de tanques mi jefe me dijo, “Esta industria es como un elefante, es una industria pesada que avanza lento a paso firme, las decisiones tardan bastante tiempo y una vez que se toman cuesta mucho cambiar la dirección”. Y tenía razón, eran tiempos relativamente estables para una industria consolidada, no había muchos riesgos y solo había que avanzar hacia un horizonte sin muchos cambios. Hoy el mundo nos muestra que es hora de que los elefantes aprendan a bailar, nadie está protegido de los cambios que vienen, ni siquiera las empresas e industrias más consolidadas, no adaptarse será quedar atrás como en el cuento de Alicia.

 

Estamos transitando un cambio de paradigma donde las organizaciones deben equilibrar la estabilidad con el dinamismo. Las empresas “tradicionales” fueron diseñadas para la estabilidad, con una jerarquía estructural estática (en silos), donde el poder de decisión y los objetivos fluyen desde arriba, operando a través de procesos de planificación y control lineal. Son estructuras fuertes, pero por lo general rígidas y de movimiento lento. Por el contrario, las organizaciones están formadas por una red de equipos con una cultura centrada en las personas que presenta un aprendizaje y ciclos de decisión más rápidos, habilitados por la tecnología. Estos modelos permiten reconfiguraciones eficientes agregando velocidad y adaptabilidad a la estabilidad.

 

 

Simplificar!!!… hay que evitar la complejidad inútil

Una crisis es una oportunidad para romper estructuras y comportamientos arraigados que disminuyen la productividad y la eficiencia. Aunque en general, este es un enfoque bastante difícil permite ser más eficaz, modernizar y simplificar estructuras, reducir burocracia, simplificar procesos, priorizar el uso de tecnología para tareas repetitivas, reducir inventarios, revisar la gestión del flujo de caja etc.

Son tareas necesarias es un entorno volátil, la superposición de estructuras de gestión, controles y silos funcionales resulta en que las decisiones se vean forzadas a niveles de gestión cada vez más altos. No podemos evitar la volatilidad y la incertidumbre, pero debemos tomar acciones para desarrollar una mayor resiliencia en la cadena de valor (entendiendo como resiliencia la capacidad de seguir generando valor a través de los cambios de entorno).

La resiliencia tiene un componente de productividad y uno de flexibilidad, una productividad alta ayuda a proteger los márgenes, permitiendo realizar ajustes, la flexibilidad está determinada por la capacidad de seguir generando beneficios en diferentes condiciones de entorno. ¿Podemos reducir los costos de mantenimiento si cae la demanda? ¿Podemos adelantar o retrasar mantenimientos programados para aprovechar los picos del mercado? ¿Podemos ajustar los stocks de almacenes de acuerdo con la variación en los costos de los insumos?

 

Necesitamos un nuevo enfoque. Mañana no es ayer

La experiencia genera información para el futuro, pero no proporciona un plan de acción, eso se debe a que es poco probable que la historia se repita de la misma manera. Si bien hacemos muchos análisis de falla para evitar que los equipos se vuelvan a romper por la misma causa, la gran mayoría de las veces lo hace por causas similares. La adopción de nuevas tecnologías, como IoT, análisis avanzado y machine learning está redefiniendo el tamaño de las oportunidades disponibles. Nuestros planes tienden a ser más predictivos que preventivos capturando valor en forma rápida y esto aplica para todos los contextos de las empresas, los movimientos audaces de ayer pueden ser demasiado tímidos frente a los desafíos de mañana.

 

Nuevas métricas

Es una oportunidad para medir toda la cadena de valor y poner métricas que midan la generación de valor de la cadena y de los eslabones en forma independiente. La gran mayoría de las empresas reconocen el poder de la productividad y la flexibilidad operativa pueden, sin embargo, son deficientes en poder medirlas. Hoy en día, pocas organizaciones pueden afirmar comprender cuán flexibles son sus cadenas de valor en comparación con las de la competencia, por ejemplo. Tampoco saben dónde deberían hacer cambios para obtener la flexibilidad que desean. Poder identificar la cadena de valor y como generarlo, desarrollar formas eficaces de medir y gestionar la flexibilidad de la cadena de valor será fundamental. Sabemos que es un proceso realmente complejo porque es un proceso multidimensional, por lo cual poder medirla requerirá un análisis detallado y granular. Las empresas que se enfrentan a esta complejidad necesitan comprender mejor dónde orientar sus esfuerzos para ser más resilientes.

 

Enfocarse en lo que genera valor y soltar el resto

Cuantos más grandes son las organizaciones y complejos son sus procesos, poseen una gran cantidad de controles intermedios, individualmente bien intencionados, pero en conjunto crean un sistema burocrático que compite en forma directa con la flexibilidad. Para ser ágil los controles deben reducirse, estamos acostumbrados a que el aspecto político genere controles extras para justificar áreas o procesos, lo que complica la generación de valor y vuelve las cadenas muy largas y lentas. Romper con esto es muy difícil, por lo general la resistencia es feuda y la operación en silos mantiene el status quo generando complicaciones extra. Se debe realizar un análisis del proceso de hoja limpia para definir las necesidades mínimas para garantizar la operabilidad, calidad y seguridad, mediante puntos de decisión únicos. Superar las limitaciones del enfoque de desempeño tradicional orientados al número de empleados y los costos requerirá una nueva forma de pensar sobre cómo impulsar la productividad dentro de la cadena de valor.

 

Resumen: El nuevo orden es el caos, la habilidad de aprender, desaprender y volver a aprender mantendrá las empresas a flote, las personas que no desarrollen competencias y habilidades en forma continua se quedarán atrás en este mundo altamente cambiante. Probablemente alguien en otra parte del mundo ya está siendo mucho más ágil para hacer lo mismo que nosotros. El mundo VUCA plantea muchos problemas complejos, añorar el pasado no llevará a ningún lado. Hay que tomar la responsabilidad de diseñar y crear un futuro que sea mejor para todos.

Las ideas, la creatividad, la innovación, la resiliencia y la imaginación son los únicos instrumentos para combatir la desorientación y el caos en un nuevo mundo donde tenemos que acostumbrarnos a dejar de tratar de combatir la incertidumbre para comprometernos con ella. 

 

 

 

Por Rodolfo Kramer (*)

(*) Ingeniero en Materiales recibido en la CNEA con un MBA en la UADE Business School.

Trabajó en el departamento de Integridad en Shell y luego en YPF donde ocupó diferentes puestos dentro del área técnica de proyectos de Upstream y Downstream desde el año 2017.

Es Gerente del Departamento de Gestión de Activos donde trabaja con las áreas de Confiabilidad, Integridad, Mantenimiento y Almacenes de los Centros Industriales y Logística de YPF.

Contacto: rodolfo.kramer@outlook.com

Ilustración: Sebastián Hidalgo

@sebahidalgook